Organizzare e rendere più partecipate e pragmatiche le riunioni di lavoro è spesso un’ardua sfida, ma quando la sfida si fa dura il meeting-man e la meeting-woman non si tirano indietro e sfoderano i loro super poteri!
1. ORGANIZZARE IN ANTICIPO
La fase “pre-incontro” è fondamentale: la convocazione della riunione definisce già il passo e lo stile con cui incoraggerete il gruppo alla partecipazione.
È importante condividere orario di inizio e di fine. In questo modo le persone si prenderanno il tempo adeguato per partecipare e voi dimostrerete fin da subito che la riunione è ben organizzata. Inoltre è importante condividere i temi dell’incontro. Definite un’agenda proporzionata al tempo e comunicatela ai partecipanti insieme alla convocazione, così avranno modo di allinearsi.
2. L’UNIONE FA LA FORZA
Non ci siete solo voi che conducete l’incontro. Dopo il benvenuto alla riunione e aver condiviso l’obiettivo della stessa, una buona pratica può essere chiedere a due volontari di offrirsi come time keeper e minutes taker. Il primo tiene il tempo anche rispetto all’agenda, il secondo si potrebbe incaricare di tenere il report della riunione.
Il report ha una funzione importantissima. Se fatto durante la riunione stessa, è utile per fare memoria tra un incontro e l’altro delle decisioni prese. Non dovrebbe essere una verbalizzazione parola per parola di ciò che è stato detto, ma una sintesi, anche per punti, delle principali informazioni emerse e delle principali decisioni prese. Per un esempio di format potete scaricare questo modello che abbiamo realizzato in questi anni di riunioni di ogni tipo.
3. TOLTO IL DENTE TOLTO IL DOLORE
Affronta per primi i temi più insidiosi e potenzialmente lunghi. Un semplice suggerimento che ti permette di essere efficace nella gestione delle decisioni.
Man mano che si affrontano i punti all’ordine del giorno, fai sintesi dei contributi emersi per oguno e prevedi un momento di confronto e domande. Al termine di ogni tema riepiloga, anche con il supporto del minutes taker, cosa è stato deciso, chi se ne può occupare e in quali tempi. Va segnato nel report!
4. PRAGMATISMO
Mantieni un clima positivo e collaborativo, prevedendo domande e giri di tavolo. Quando è necessario rimanere nei tempi e/o sul tema di lavoro puoi, anzi devi, riprendere le redini del meeting.
È sempre importante apprezzare il lavoro degli altri, saper ascoltare senza giudicare o con pregiudizio e accogliere anche le opinioni contrarie.
5. GETTARE ACQUA SUL FUOCO
Quando ci sono obiezioni o comportamenti ostili è importante ricordare che il superamento delle stesse è per lo più legato all’emotività, quindi è bene rimanere saldi e lucidi e cercare di fare ordine tra la relazione e il contenuto. Tu che conduci devi riprendere il controllo, accogliere l’obiezione mostrando empatia, ricordando quale è il tema e l’obiettivo a cui si sta puntando. Volendo c’è sempre l’opzione di prendere nota per approfondire e ritornarci in un secondo momento.
È importante non opporsi con troppa decisione per sostenere il proprio punto di vista, non considerare l’obiezione un’offesa personale e denigrarla, cercare di dimostrare ad ogni costo il torto dell’altro, presumere di averne colto il senso senza approfondire.
Buon lavoro… anzi buon meeting!
A cura di Laura Lugli (direttrice ed esperta di peopleraising)
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